Bom dia galera!

Hoje, mais um post simples e rápido, para auxiliar nas tarefas administrativas do IT Pro, que passa por diversas situações em seu ambiente de Office 365.

Em algumas situações, nos deparamos com a necessidade de utilizar o recurso de Mailbox Compartilhada (Shared Mailbox) no ambiente de Mensageria.

Este recurso é vantajoso por vários motivos, dentre eles a economia de uma licença de subscription, visto que a Shared Mailbox não requer uma licença. Mailboxes de recurso são utilizadas em várias corporações, para contas que são acessadas por vários funcionários e precisam ser manipuladas por todos eles.

O erro em questão é que quando as mensagens são enviadas pelo Outlook cliente da máquina do funcionário, as mensagens não ficam alocadas em Sent Itens – Shared Mailbox, mas sim em Sent Itens do próprio usuário. Isso é ruim, pois os demais colaboradores que utilizarem o recurso não terão acesso as mensagens já enviadas.

Para corrigir isto, a Microsoft disponibilizou um KB, que funciona tanto para a versão do Outlook 2010 quanto para o Outlook 2013. A diferença é que no 2010 ainda é necessário instalar um Hotfix, antes de executar a alteração da chave de registro.

Abaixo, como a correção deve ser feita em cada ambiente:

Office 2010:

• Install the Outlook 2010 hotfix package that’s dated December 14, 2010. For more information about this hotfix package, see the following Microsoft Knowledge Base article:
  2459115 Description of the Outlook 2010 hotfix package (outlook-x-none.msp): December 14, 2010
• Enable the hotfix by adding the DelegateSentItemsStyle registry entry, and then set the entry’s value to 1. To do this, follow these steps:

1. Click Start, click Run, type regedit, and then click OK.

2. Locate and then click the following registry subkey:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

3. On the Edit menu, point to New, and then click DWORD Value.

4. Type DelegateSentItemsStyle, and then press Enter.

5. Right-click DelegateSentItemsStyle, and then click Modify.

6. In the Value data box, type 1, and then click OK.

7. Exit Registry Editor.

Office 2013:

• To do this, follow these steps:

1. Click Start, click Run, type regedit, and then click OK.

2. Locate and then click the following registry subkey:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\OutlookPreferences

3. On the Edit menu, point to New, and then click DWORD Value.

4. Type DelegateSentItemsStyle, and then press Enter.

5. Right-click DelegateSentItemsStyle, and then click Modify.

6. In the Value data box, type 1, and then click OK.

7. Exit Registry Editor.

Fonte: Messages sent from a shared mailbox aren’t saved to the Sent Items folder of the shared mailbox in Outlook

UPDATE em 19/12/2017:

Há também uma forma de se fazer esta configuração de forma delegada no próprio servidor Exchange, deixando com que as mensagens sejam copiadas entre a mailbox delegada (Shared Mailbox) e a mailbox do usuário (User Mailbox):

Set-Mailbox [delegator mailbox name] -MessageCopyForSentAsEnabled $True
Set-Mailbox [delegator mailbox name] -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

A recomendação é que as entradas no RegEdit sejam removidas, para que a configuração no Servidor funcione sem problemas.

Referência: Sent Items behavior control comes to Exchange Online user mailboxes

Bruno Lopes – MVP Office Servers and Services

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